대학 행정 AI 전환 · AX

시스템 사이의 틈,아직 종이인 그 사이

회계시스템도 전자결재도 각각 잘 돌아갑니다.
문제는 그 사이, 그리고 오래된 시스템이 끝내 갖추지 못한 기능입니다.
기존 시스템을 그대로 둔 채,
사람이 하던 옮겨 적기·대조·출력·양식 채우기와
매일 한 건씩 손으로 지정하던 문서 수발신 배부를
담당자 PC의 AI 에이전트에게 넘깁니다.

종이 서류가 떠올라 디지털 문서로 변환되어 정리되는 일러스트 — 대학 행정의 종이 업무가 자동화되는 과정
8단계
결재 이후 종이로 남는 과정
2 트랙
시스템 구축 + 직원 역량 강화
0
기존 시스템 소스·인프라 수정
What we automate

무엇을 자동화하나

들어오는 자료 → 에이전트가 하는 일 → 사람에게 남는 일

회계 · 정산

회계 페이퍼리스

전표결의서 대조 · 정리 확인 · 상신

AS-IS 전표와 결의서를 눈으로 맞추고, 보고용 요약본을 매번 손으로 만듭니다.

법인카드 영수증 정산 대조

카드 내역서스캔 영수증 건별 자동 대조 불일치 건만

AS-IS 내역서와 실물 영수증을 한 건씩 눈으로 맞춥니다.

등록금 입금내역 대사

입금 내역이미지 회신 자동 인식 · 대사 예외 건만

AS-IS 매일 아침 내려받기 · 정리 · 문의 · 타이핑이 반복됩니다.

문서 · 보고

월별 예산집행 보고

집행 데이터 익힌 포맷으로 생성 검토

AS-IS 매달 같은 형식의 엑셀 보고서를 처음부터 다시 만듭니다.

문서수발신 자동 분류

수신 공문 제목 규칙 배부 규칙 밖 문서만

AS-IS 쏟아지는 공문을 사람이 읽고 담당자와 부서로 나눕니다.

내부 문의 응대

규정 · 지침 근거 붙여 답변 판단이 필요한 건

AS-IS 같은 질문에 담당자가 매번 규정을 찾아 답합니다.

+ 부서마다 다른 반복 업무

1:1 업무 청취 안 해도 되는 일 선별 무엇을 넘길지 결정

AS-IS 목록은 학교마다 다릅니다. 그래서 듣는 것부터 시작합니다.

Our approach

왜 시스템 교체가 아니라 틈 메우기인가

정석적인 해결은 이미 여러 번 시도되었고, 번번이 막혔습니다.

정석 — 시스템 연동 개발

·회계시스템 제작사가 연동을 개발해야 한다
·여러 대학이 함께 쓰는 시스템이라 개별 연동이 어렵다
·실제로 두 차례 요청했으나 모두 무산됐다
·전자문서 업체는 견적조차 내지 않았다
·담당자 입장에서는 개선 경로가 막혀 있다

에이전웍스 — 틈 메우기

✓기존 시스템을 그대로 둔다
✓담당자 PC에서, 담당자 권한 범위 안에서만 동작한다
✓제작사 협조 없이 지금 시작할 수 있다
✓회계 데이터에 위험을 주지 않는다
✓문제가 있으면 즉시 원래 방식으로 되돌아간다
데이터베이스나 소스에 접근하지 않습니다. 담당자가 화면에서 직접 하던 조회·내려받기·정리를 에이전트가 대신할 뿐입니다. 그래서 도입 기간이 짧고, 되돌리는 비용도 거의 없습니다.
Two tracks

시스템과 사람, 둘 다 바뀌어야 정착합니다

시스템만 남기고 떠나면 원래 방식으로 돌아갑니다. 진짜 장벽은 도구가 아니라 몸에 밴 습관입니다.

TRACK 1

AI 행정 자동화 시스템 구축

여러 시스템과 문서·결재 단계가 얽혀 담당자 혼자 다룰 수 없는 업무를 분석·설계·개발합니다. 회계와 자금이 걸린 영역이라 검증 비중이 큽니다.

TRACK 2

직원 AI 활용 역량 강화

특강으로 시작해 담당자별 1:1 밀착 코칭으로 이어집니다. 도구 사용법이 아니라 자기 업무를 스스로 자동화하는 방법을 익히게 합니다.

두 트랙을 나누는 기준이 곧 견적의 근거입니다 — 무엇을 담당자가 직접 할 수 있고 무엇이 개발 영역인지, 그 경계를 먼저 가려 드립니다. 직원이 할 수 있는 일까지 받아 청구하지 않습니다.
What we actually sell

자동화를 파는 것이 아니라,
자동화하는 능력을 드립니다

만들어 납품하고 떠나는 방식이 아닙니다.
담당자가 직접 만들고, 에이전웍스는 방향·안정화·보안·표준화를 얹습니다.

요구사항 청취 비용이 없습니다

자기 업무를 가장 잘 아는 사람이 직접 만듭니다. 외부 업체가 몇 달에 걸쳐 파악해야 할 것을, 담당자는 이미 알고 있습니다.

종속이 생기지 않습니다

유지보수를 담당자가 합니다. 규칙 하나 바꾸려 업체를 불러야 하는 구조를 만들지 않습니다. 붙잡아 두지 않아도 다시 찾아오게 하는 것이 우리 방식입니다.

확산이 곱해집니다

개발 인력으로 나뉘는 것이 아니라 교육으로 곱해집니다. 한 부서가 성공하면 옆 부서가 스스로 찾아옵니다. 발표자가 외부 업체가 아니라 동료이기 때문입니다.

Safe by design

감사와 보안 심사를 먼저 생각합니다

교육·공공기관에서 자동화가 막히는 이유는 대개 기술이 아니라 신뢰입니다.

01

기존 시스템에 손대지 않습니다

데이터베이스나 소스에 접근하지 않고, 사람이 화면에서 하던 조회·내려받기를 대신합니다.

02

비밀번호를 저장하지 않습니다

담당자가 직접 로그인한 세션 안에서만 동작합니다. 계정을 AI에 넘기는 구조를 만들지 않습니다.

03

되돌릴 수 없는 일은 사람이 합니다

결재·발송처럼 취소할 수 없는 동작은 자동화하지 않고 반드시 사람의 확인을 거칩니다.